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Hay diferentes tipos de métodos de facturación electrónica para escoger y para obtener el máximo beneficio, es esencial seleccionar el conveniente para su negocio.

Todos sabemos que el paso a la facturación electrónica tiene sentido desde el punto de vista comercial: procesamiento más ágil, reducción de fallos, ahorro de costos, es mejor para el medioambiente ... Las ventajas son abundantes.

En esta revisión, describimos los 3 tipos primordiales de métodos de facturación electrónica (EDI / XML, Portal y PDF) y consideramos las fortalezas de cada uno de ellos. Consideraremos la facilidad de instalación, las tasas de incorporación, la precisión de los datos y los costos involucrados para su negocio y sus distribuidores.

Facturación XML o bien EDI

El enfoque tradicional de facturación electrónica le pedía a un distribuidor que enviara un fichero XML o bien EDI. Conceptualmente es simple: el sistema de facturación del distribuidor manda (de manera frecuente mediante un distribuidor de servicios) un documento de factura XML o bien EDI a la aplicación financiera de su comprador.

Pero para los distribuidores es menos simple. En la mayor parte de los casos, el proveedor necesita mudar su aplicación e infraestructura de facturación para mandar documentos XML o EDI.

Si el proveedor está mandando mil facturas por año al comprador, puede justificar el esfuerzo y el costo para hacerlo (suponiendo que también tenga las habilidades libres para efectuar el cambio). Mas si solo mandan cientos y cientos de facturas por año, es mucho menos probable que estén prestos a hacer los cambios y cubrir los costos para respaldar este método de facturación. Como resultado, las tasas de integración prosiguen siendo bajas y la facturación en papel continúa. No obstante, no se requiere entrada manual de datos, con lo que la precisión de los datos es buenísima.

Resumen:

• Lento para implementar

• Alta precisión de datos

• Baja tasa de embarque

Portales de facturas

Se suponía que los portales suprimirían las barreras a la facturación electrónica que existen con XML y EDI. Y lo hacen, pero solo para una minoría de distribuidores. El inconveniente para todos, excepto para las microempresas más pequeñas, es que usar un portal de facturas crea duplicaciones y también ineficiencias operativas. Si una organización ya eleva su factura en una aplicación de contabilidad, ¿por qué razón querrían volver a hacerlo en un portal de terceros? Tiempo duplicado, esfuerzo duplicado y costo duplicado. También agregan el peligro de que los detalles de la factura registrados en la petición de financiación del proveedor sean diferentes a los del portal. Esto se debe a que los portales requieren la entrada manual de datos de la factura original por la parte del proveedor, con el resultado de la trasferencia de errores naturales. Por lo tanto, los portales pueden asistir a los proveedores más pequeños que no utilizan un bulto de contabilidad, mas para todos los otros no tiene sentido comercial. Como resultado, las tasas de incorporación prosiguen siendo bajas y la facturación en papel continúa.

Resumen:

• Rápido de implementar

• Apropiado solo para proveedores muy pequeños (1-3 facturas / año)

• Baja tasa de embarque

Factura electrónica en PDF

La factura electronica en PDF es la segunda forma más popular de facturar después del papel hoy día. Sencillamente requiere que el proveedor cree su factura de forma normal en su paquete de contabilidad y la mande como un archivo PDF por correo electrónico. Prácticamente todas las aplicaciones de facturación pueden generar una factura en formato PDF, con todos y cada uno de los elementos de datos de la factura engastados en el documento y visibles para la tecnología adecuada. La facturación electrónica en PDF toma los datos del documento electrónico (conforme lo establecido por el sistema de facturación de los distribuidores), con lo que se garantiza un cien por cien de precisión de los datos.

Este tipo de facturación electrónica es accesible para todos y cada uno de los distribuidores, independientemente de su tamaño. Los proveedores no están obligados a cambiar sus procesos ni a incurrir en cambios o costos de tecnología o bien infraestructura, como resultado, las tasas de integración son extremadamente altas.

Resumen:

• Rápido de incorporar

• Alta precisión de datos

• Alta tasa de embarque

revisión

En conclusión, como regla general, cuanto más simple sea para el proveedor, cuanto más altas sean las tasas de integración, mayor será el impacto para su negocio. Centrarse en sus proveedores más grandes primero le ofrecerá los mayores beneficios más rápidamente; asimismo tenga en cuenta el tiempo preciso para implementar la solución y el tiempo para incorporar a sus proveedores: cuanto más tiempo se requiera para ser funcional, más tiempo se necesitará para realizar el caso de negocios.